3.1.2. Aktenauszug

Posted on September 3rd, 2010 September 3rd, 2010 by admin

Das wichtigste Werkzeug, das für den Richter bereitgestellt werden sollte, ist eine Funktionalität, die  die strukturierte Erfassung der Beteiligtenvorträge zur Erstellung eines Aktenauszuges ermöglicht. An dieser Anforderung scheitern die üblichen VBS/DMS-Systeme. Sie sind für klassische Verwaltungstätigkeiten konzipiert und stellen deshalb die Dokumente hierarchisch und chronologisch dar, mit dem vordergründigen Ziel, sie systematisch aufzubewahren und die Arbeitsabläufe zu unterstützen. Für die Erfassung und Bearbeitung von Prozessakten ist jedoch die strukturierte Darstellung von Teilmengen der Informationen, die in den verschiedenen Dokumenten enthalten sind, nötig.

Unter Berücksichtigung ergonomischer Erwägungen sollte die Übernahme einzelner Textpassagen aus den Dokumenten in den Aktenauszug ohne Zwischenschritte ermöglicht werden. Entsprechende Tools sind bereits entwickelt worden und teilweise im Einsatz. Sie bieten die Möglichkeit, beim Lesen eines Dokumentes bestimmte Textteile zu markieren und mit einem Überbegriff zu versehen:

Die Kategorien werden im Aktenauszug als Buttons dargestellt.

Mit „Klick“ auf die Buttons werden alle dieser Kategorie zugeordneten Textteile angezeigt. Durch die farbliche Hinterlegung kann der Richter sofort erkennen, ob der Vortrag aus einem Kläger- oder Beklagtenschriftsatz oder z.B. aus einem Gutachten entnommen wurde. Die Textpassagen können gelöscht oder per drag and drop in eine andere Kategorie oder in neu angelegte Unterkategorien verschoben werden. Auch die Neuordnung der einzelnen Textteile innerhalb einer Kategorie muss mit drag and drop möglich sein. Mit „Klick“ auf eine Textpassage öffnet sich automatisch das dazugehörige Dokument am zweiten Bildschirm, so dass der Richter den gesamten Vortrag nachlesen kann.

Zudem muss es möglich sein, eigene Notizen anzubringen und gegebenenfalls Informationen aus Literatur und Rechtsprechung hinzuzufügen. Solange der Zugriff auf komplette elektronische Akten in einer Gerichtsverhandlung  noch nicht realisiert ist, muss wohl auch die Erstellung eines Ausdrucks der Textpassagen einzelner Kategorien als auch des gesamten Aktenauszuges gewährleistet sein. Hierfür können entsprechende Button ergänzt werden.

Sofern Notizen angebracht oder Fundstellen aus Onlinedatenbanken hinzugefügt wurden, sollte diese bereits in der Hauptansicht des Aktenauszuges sichtbar und einsehbar sein, ohne die entsprechende Kategorie öffnen zu müssen. Hier empfiehlt sich, ähnlich wie beim Aktendeckel, eine  Aufklapp–Funktionalität mit Mouseover-Effekt zu wählen.

Zusätzlich muss der Richter die Möglichkeit haben, eine Handakte anzulegen.

Letztlich müssen die einzelnen Testpassagen für die Erstellung eigener Dokumente „wiederverwertbar“ sein. Hier ist denkbar, dass bereits im Aktenbock die Übernahme der Textteile in ein Schreibprogramm veranlasst werden kann. Sinnvoller könnte es jedoch sein, bei der Erstellung von Dokumenten in dem jeweiligen Schreibprogramm eine Funktionalität zu integrieren, die das Einfügen aller oder ausgewählter Textpassagen aus dem Aktenbock ermöglicht.

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